Datenschutzhinweise Hinweisgebersystem

Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail, Telefonanruf, Brief oder persönlichem Erscheinen bei der Salzgitter AG abgeben.

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich wenden?

a) Wenn Sie Hinweise an die Salzgitter AG per E-Mail, telefonisch oder vor Ort abgeben, ist für die Datenverarbeitung verantwortlich:

Salzgitter AG Compliance-Management / Konzernrechtsabteilung der Salzgitter AG
Eisenhüttenstraße 99
38239 Salzgitter
Telefon: +49 5341 / 21-9229
compliance.hotline@salzgitter-ag.de

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:

Salzgitter AG
Datenschutzbeauftragte
Eisenhüttenstraße 99
38239 Salzgitter
datenschutz.holding@salzgitter-ag.de

b) Wenn Sie Hinweise an die Ombudsfrau abgeben, ist diese verantwortlich die Datenverarbeitung:

Frau Rechtsanwältin Nina Weigel-Grabenhorst
SQR Rechtsanwälte LLP
Wolfenbütteler Straße 45
38124 Braunschweig
Telefon: +49 531 310 7 3177
salzgitter-ombudsfrau@sqr-law.com

2. Welche Daten nutzen wir und wie erheben wir diese?

Wir verwenden nur die folgenden, von Ihnen freiwillig bei der Meldung angegebenen Daten und Informationen:

  • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
  • Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur weiteren Kontaktaufnahme zur Verfügung stellen,
  • die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
  • die Tatsache, ob Sie im Salzgitter-Konzern beschäftigt sind, und
  • der von Ihnen geschilderte personenbezogene Sachverhalt
  • gegebenenfalls die Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten von Personen, die in der Meldung von Ihnen genannt werden.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage erheben wir die unter 2. genannten Daten?

Das Hinweisgebersystem dient dem Zweck, dass Mitarbeiter*innen, Geschäftspartner*innen und alle sonst von der Tätigkeit des Salzgitter-Konzerns Betroffenen vertraulich Hinweise auf (mögliche) Gesetzes- oder sonstige Verstöße abgeben können, die durch die Meldestelle zur weiteren Aufklärung bearbeitet werden.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse der Salzgitter AG an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für den Salzgitter-Konzern. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i. V. m. §§ 30, 130 OWiG).

Sofern ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der Salzgitter AG oder Salzgitter-Konzerngesellschaft betrifft, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesem Fall § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Da die Abgabe von Hinweisen auch anonym erfolgen kann, erfolgt eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Identifikation Ihrer Person auf Basis einer von Ihnen abzugebenden Einwilligung. Die Rechtsgrundlage stellt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dar. Ein Widerruf dieser Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da die Salzgitter AG in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Die Informationspflicht gegenüber der beschuldigten Person beinhaltet die Speicherung der Daten, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – die Identität des Meldenden, so dass nach einer erfolgten Information eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich in bestimmten Fällen weiter verkürzen, wenn z.B. die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert. In diesem Fall werden Ihre Identifikationsdaten unmittelbar der Behörde oder dem Gericht offengelegt und in den dortigen Verfahrensakten gespeichert.

4. Wer erhält Ihre Daten?

Alle Hinweise werden vertraulich behandelt und sind nur den Mitarbeiter*innen zugänglich, die für die Bearbeitung des Vorgangs auf diese Daten notwendigerweise zugreifen müssen.

Die mit der Meldung befassten Compliance-Mitarbeiter bzw. die Ombudsfrau prüfen den gemeldeten Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt.

In bestimmten Fällen besteht für die Salzgitter AG die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beeinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität der meldenden Person – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei keine Rückschlüsse auf die Identität möglich sind.

Wir weisen darauf hin, dass bei wissentlich falschen Hinweisen mit dem Ziel, eine Person zu diskreditieren (Denunziation), die Vertraulichkeit und der Schutz der meldenden Person nicht mehr sichergestellt werden kann.

Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter der Salzgitter AG oder Mitarbeiter der Konzerngesellschaften weiterzugeben, z.B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften der Salzgitter AG beziehen. Bei Erforderlichkeit für die Aufklärung kann eine Übermittlung an Tochtergesellschaften des Salzgitter-Konzerns in einem Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen, allerdings stets auf Basis geeigneter oder angemessener datenschutzrechtlicher Garantien zum Schutz von Betroffenen. Für Datenübermittlungen in Drittländer, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, wird vor der Weitergabe sichergestellt, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder durch Vereinbarung sog. EU - Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) oder eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt.

Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen beachtet werden.

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen – als weitere denkmögliche Empfängerkategorien – Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie vom Salzgitter-Konzern beauftragte internationale Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage.

Wir stellen sicher, dass jede Person, die im Rahmen eines abgegebenen Hinweises Zugang zu den erhobenen Daten erhält, zur Vertraulichkeit verpflichtet ist.

5. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die erhobenen personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des gemeldeten Falles erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.

6. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG):

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 120 45 00
​​​​​​​poststelle@lfd.niedersachsen.de​​​​​​​

7. Informationen zum Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in diesem Datenschutzhinweisen unter 1. aufgeführten Kontaktdaten erfolgen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Recht und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Sie können zudem jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Informationen unter „Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlage?“.

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